当经销商进入参会的地点后，应准备一份欢迎函。一方面让经销商感受到厂家的热情接待，另一方面对邀请函的内容进行补充，让经销商更加明确会议期间的活动内容及时间安排，以创造一个轻松愉快的会议环境。欢迎函包括会议期间的安排和会议议程。以下是某厂家经销商年会的欢迎函。

案例：某厂家经销商年会欢迎函

欢迎函

各位尊敬的来宾：

您好！

欢迎您参加xx公司经销商会议，一路上辛苦了！本次会议时间一共两天，有关安排如下。

会议期间您如果需要帮助，请与我公司张先生或各自销售区域经理联系，如有不便之处，敬请见谅。

注：张先生联系电话  1380xxxxxxx