经销商年会要保证重点经销商都能到场，所以时间的选择和事先的充分沟通非常重要。很多厂家会选择在元旦或春节前召开经销商年会，但对于消费品经销商和企业来讲，元旦和春节是一年当中的销售黄金时间，在这之前开会势必有多人缺席，加之节前企业准备匆忙，会议信息传递效果会大打折扣。所以厂家可选择产品的销售淡季来召开会议，这样既保证了参加会议的经销商人数，又保证了厂家有充裕的时间进行会议准备工作，使会议收到实效，而不仅仅流于形式。

例如，武汉今晨事业有限公司在每年的４月召开经销商年会，因为４月为其产品牙刷的销售淡季。

武汉今晨牙刷为了让经销商了解到如果由经销商自己出资进入当地KA卖场，可以获得丰厚的利润，于是选择在重庆市场召开经销商年会。在会议期间，让经销商参观当地KA卖场的产品陈列，由当地经销商的卖场促销员、业务员及销售经理介绍KA卖场的管理操作经验。此次会议给予了经销商很大的触动。

会后，大多数经销商都积极主动进入了当地的KA卖场，企业的销量有了大幅度的提升。

年会成不成功，最重要的是颁奖仪式，一定要热烈、隆重。要经过精心策划，最好交给专业的会务机构协助。

颁奖一定要在晚上进行，因为在晚上人容易激动；颁奖的同时，最好一边上菜、一边吃、一边喝，最好还有酒来助兴；颁奖晚会要安排几个精彩的节目，如年轻人的劲歌劲舞、魔术师的表演、流行歌曲等，使经销商的情绪逐渐升高；颁奖晚宴要有抽奖活动，以便吸引没有获奖的经销商参与其中；奖品要有吸引力，现场抽奖要和文艺节目、优秀经销商颁奖穿插进行，最后抽大奖、颁大奖，使经销商的情绪达到高潮；第二天早上，送上一年度的优秀经销商到机场，参加出国旅游等。