经销商年会要保证重点经销商都能到场，所以时间的选择和事先的充分沟通非常重要。

很多厂家会选择在元旦或春节前召开经销商年会，但对于消费品经销商和企业来讲，元旦和春节是一年当中的销售黄金时间，在这之前开会势必有多人缺席，加之节前企业准备匆忙，会议信息传递效果会大打折扣。

所以厂家可选择产品的销售淡季来召开会议，这样既保证了参加会议的经销商人数，又保证了厂家有充裕的时间进行会议准备工作，使会议收到实效，而不仅仅流于形式。

例如，武汉今晨事业有限公司在每年的４月召开经销商年会，因为４月为其产品牙刷的销售淡季。