在前两篇文章中，我们已经了解了组织年会的主要内容、时间、地点、参会人员以及议程策划等。而要想活动取得效果，细节把控是不可忽视的，今天我们接着介绍剩下的内容，了解一下年会邀请、欢迎函制作、会议控场、会后评估及费用预算等这些细节流程有哪些注意事项。

在向经销商发出邀请时，一定要注意会议邀请函的设计。经过精心设计的会议邀请函不仅要标明会议时间、用餐地点和时间，还应有详细的会议议程、各个时段的主题和发言人。最为重要的信息是会务组工作人员的联络方式、会务组工作人员的分工，这些信息能大大方便与会者在需要时顺利地找到正确的人。

当经销商进入参会的地点后，应准备一份欢迎函。一方面让经销商感受到厂家的热情接待，另一方面对邀请函的内容进行补充，让经销商更加明确会议期间的活动内容及时间安排，以创造一个轻松愉快的会议环境。欢迎函包括会议期间的安排和会议议程。以下是某厂家经销商年会的欢迎函内容示例，可供参考：

在会议现场布置上，从户外指示牌、横幅、会议主题形象、签到处、会议代表牌、工作牌、座位牌，会场背景、新产品POP、造型上都需要仔细推敲。形式随意呆板会让会场气氛显得沉闷，经销商在大部分时间里心不在焉。组织者在提高效率、精简内容的同时，还可以多多注意会议的形式，例如介绍中穿插笑话、有趣的图片、有趣的小节目、游戏、声光电结合的幻灯片等，让人轻松一刻、会心一笑，调节会场的气氛。

会议的主持人通常挑选嗓音优美、形象气质好的人。每个发言人的发言时间不能过长。会议应该注意增强互动性，进行双向的交流。如果参会人数多，可以考虑除了召开年会外，再举行一些分组会议和讨论。

要及时向经销商了解会议中的问题和解决建议，检测会议目标是否达成并针对问题采取行动，同时提出经销商在哪些方面予以配合，并给出具体的可落实到行动上的建议。

不同类型的经销商年会成本预算不同，会议成本还包括会议期间的旅游和食宿费用。会议的预算费用应该越周全越好，如会场租金、参会人员的饮食和住宿费用，以及其他的额外费用（原则上占到预算总费用的5%～10%）都应充分考虑。

召开经销商年会，是厂家与经销商实现多层面沟通的一种有效方式。经销商参加厂家的年会，首要目的就是要了解厂家新一年的销售政策，向厂家咨询更多经营策略，以及学习同业经验。而厂家的目的，则是要提升经销商的忠诚度，激励经销商，促使其进一步加大市场上的投入，更好地实现经营目标。同时，经销商年会还能吸引更多的潜在经销商前来加盟签约，进一步实现企业的网络扩张。所以，经销商年会的组织的每个环节，厂家都要加以重视。